1. Обязательное документальное подтверждение расходов
Основной принцип: No receipt — no expense.
Каждая затрата Art Department должна быть подтверждена соответствующим документом: фискальным или товарным чеком, invoice, распиской, подтверждением транзакции из приложения и т. д.
Требование распространяется на все подотчётные расходы независимо от способа оплаты (cash / card) и категории затрат, включая:

• Реквизит, материалы, декорации, строительные и хозяйственные покупки.
• Питание команды (meals / lunches).
• Бензин (fuel).
• Такси и транспортные услуги.
• Другие расходы, оплаченные из средств проекта.

Расходы без подтверждающих документов не принимаются к отчёту, за исключением отдельно предусмотренных и обоснованных случаев.
Исключения: единичные покупки или услуги, для которых объективно невозможно получить подтверждающий документ, например приобретение реквизита у частного лица или услуги частного грузового транспорта.
Каждый такой случай должен быть отдельно объяснён с указанием даты, предмета покупки или услуги, суммы, продавца или исполнителя (насколько это возможно) и причины отсутствия документа.

2. Требования к содержанию чеков
Банковский слип (POS terminal receipt) сам по себе не является достаточным подтверждением покупки товаров или материалов.
Для каждой такой покупки необходим детализированный чек (itemized receipt), позволяющий идентифицировать приобретённые позиции, их количество и стоимость.
Банковский слип подтверждает факт оплаты, но не состав покупки, поэтому не заменяет товарный или фискальный чек.
Для расходов на услуги допускаются другие виды подтверждения, предусмотренные настоящим гайдом, в частности подтверждения из Bolt, Yandex Taxi и Glovo.

3. Нумерация подтверждающих документов и привязка к Excel
Вводится обязательная система сквозной нумерации подтверждающих документов.

• Все чеки и подтверждающие документы в рамках проекта нумеруются последовательно: № 1, № 2, № 3 и т. д.
• На каждом чеке или его электронной копии должен быть указан соответствующий номер.
• В Excel-отчёте вводится обязательная колонка Receipt №.
• Каждая строка расхода должна содержать номер соответствующего подтверждения.
• Номера в Excel и в комплекте документов должны полностью совпадать.

Пример:

Каждая машина и каждая дата должны быть отражены отдельно.
Недопустимо: указывать «Cargo transport — 5,000 GEL» одной строкой без расшифровки того, какие машины, в какие даты и за какую стоимость выполняли работу.
Такая детализация необходима для последующей проверки расходов художником-постановщиком и его ассистентом на соответствие производственному графику и реальным потребностям проекта.

6. Общий принцип приёмки отчёта
Финальный Excel-отчёт Art Department должен быть полностью сопоставим с комплектом подтверждающих документов или допустимой детализацией расходов.
Каждая затрата должна иметь дату, понятное описание, сумму и соответствующее подтверждение.
Запрещается объединять множество самостоятельных расходов в одну общую строку, если из неё невозможно установить состав затрат и проверить каждую транзакцию.
Расходы, не соответствующие требованиям, подлежат уточнению и исправлению до принятия финального отчёта.

8. Антиреференсы — примеры неприемлемой отчётности
Ниже приведены реальные примеры формата отчётности, который не будет приниматься.

Amount (GEL)

20

145


85

Receipt №

27

28


29

Цель: обеспечить возможность быстрой проверки каждой позиции отчёта без дополнительного поиска и сопоставления документов.
Для расходов, которые по объективным причинам не могут быть подтверждены официальными документами, применяется отдельный порядок детализации, описанный в разделе о грузовом транспорте.

4. Питание команды — Meals / Lunches
Все расходы на питание, оплачиваемые из бюджета Art Department, являются подотчётными и должны подтверждаться документально.
Поскольку значительная часть питания заказывается через Glovo или WOLT, устанавливается следующий порядок:

• Основное подтверждение — чек, предоставляемый вместе с заказом.
• Если чек утерян, допускается скриншот из истории заказов Glovo/ WOLT, позволяющий установить дату и сумму конкретной транзакции.
• Каждая доставка должна быть отражена отдельно либо иметь отдельную расшифровку и подтверждение.
• Расходы без чека или допустимого цифрового подтверждения не принимаются.

Недопустимо: указать в отчёте «Lunches — 8,000 GEL» без разбивки по заказам, датам и подтверждающим документам.

5. Транспортные расходы
Транспортные расходы разделяются на три категории, для каждой из которых устанавливается собственный порядок отчётности.

5.1. Taxi — Bolt / Yandex TaxiКаждая поездка на такси должна подтверждаться скриншотом из соответствующего приложения. Подтверждение должно позволять идентифицировать конкретную поездку, её дату и стоимость.
При отсутствии скриншота расход не считается подтверждённым и не принимается к отчёту. Не допускается объединять несколько поездок в одну общую сумму без расшифровки.

5.2. Fuel — бензинКаждая заправка должна отражаться отдельной строкой Excel-отчёта.

• Дата заправки.
• Сумма.
• Отдельный Receipt №.
• Соответствующий чек.

Расходы на бензин без чека не принимаются к отчёту.

5.3. Cargo Transport — грузовой и частный транспорт
В рамках проектов Art Department всегда привлекается частный грузовой транспорт, водители которого объективно не могут предоставить фискальный чек, invoice или другой официальный документ.
Компания учитывает специфику таких расходов и допускает их отчётность без официальных чеков, но только при условии обязательной детализации каждой услуги.
Для каждого привлечения транспорта должны быть указаны:

• Дата оказания услуги.
• Конкретная машина или её условное обозначение.
• Стоимость услуги.
• При необходимости — назначение перевозки.

Пример допустимой детализации:

Реальные скриншоты предоставленной отчётности (антиреференсы):

Антиреференс 1 — исходный фрагмент отчёта

Антиреференс 2 — исходный фрагмент отчёта

Главный принцип: наличие суммы в Excel ещё не означает, что расход подтверждён. Финансовый отчёт должен позволять проверить, на что, когда и в каком размере были потрачены деньги проекта.
Internal Draft — pending management approval. Документ предназначен для сотрудников Art Department, осуществляющих расходы и предоставляющих отчётность. Обязанности Production Designer / HOD и ассистента по проверке и приёмке отчётов будут описаны в отдельном гайде.