Как отчитываться за деньги, потраченные на проект

Простые правила для всех, кто делает покупки и оплачивает расходы Art Department.
Ребята, на каждом проекте у нас много разных расходов: реквизит, материалы, декорации, питание, транспорт и другие покупки.
Все эти расходы потом нужно правильно оформить и передать в бухгалтерию. Иначе финансовый отдел просто не сможет принять их к отчёту.
Чтобы бухгалтерия приняла наш финансовый отчёт без замечаний, а расходы были подтверждены и оплачены, давайте соблюдать несколько простых правил.

1. Потратил деньги — сохрани подтверждение
Главное правило бухгалтерии: на каждый расход должен быть чек или другое подтверждение оплаты.
Это касается абсолютно всего, что оплачивается из денег проекта:

• реквизита, материалов, декораций и хозяйственных покупок;
• еды для команды;
• бензина;
• такси и грузового транспорта;
• любых других расходов.

Неважно, платили вы наличными или картой.
Подтверждением может быть обычный чек, invoice, расписка, подтверждение перевода или другой подходящий документ.
Если подтверждения нет, бухгалтерия может не принять этот расход.
Бывают исключения. Например, вы купили реквизит у частного человека или оплатили частного водителя, который не может выдать чек.
В таком случае нужно обязательно записать дату, что именно купили или какую услугу оплатили, сумму, у кого купили (если известно) и почему нет чека.

2. Чек должен показывать, что именно вы купили
Очень важный момент: бумажка из банковского терминала — это ещё не полноценный чек за покупку.
Она показывает, сколько денег вы заплатили, но не показывает, что купили. Для бухгалтерии такого подтверждения недостаточно.
Для отчёта обязательно нужно предоставлять детализированный чек, в котором видно:

• название товаров;
• количество;
• стоимость.

Если такого чека нет, бухгалтерия не примет соответствующий расход.
Например, если вы купили краску, кисти и инструменты на 200 GEL, нам нужен чек с этими позициями, а не только подтверждение оплаты 200 GEL картой.
Для некоторых услуг подходят подтверждения из приложений — об этом ниже.

3. Нумеруем все чеки
Каждому чеку присваивается порядковый номер: № 1, № 2, № 3 и так далее в течение всего проекта.
Этот номер обязательно указывается на самом чеке (или его электронной копии) и в соответствующей строке Excel-отчёта в колонке Receipt №.

И самое главное
Ребята, задача не в том, чтобы усложнить вам работу дополнительными бумажками.
Просто у бухгалтерии есть требования к подтверждению расходов, которые мы обязаны соблюдать. И мне, как художнику-постановщику, тоже нужно передать финансовому отделу полный и понятный отчёт по всем деньгам, потраченным нашей командой.

Поэтому, пожалуйста, отнеситесь внимательно к необходимости сохранять все чеки и сдавать финансовые отчёты по правилам, описанным выше. Если эти требования не будут соблюдены, бухгалтерия не примет соответствующие расходы, и я, к сожалению, ничем не смогу помочь.

Если у вас есть вопросы или что-то непонятно, обязательно задайте их в самом начале проекта. Мы всё объясним и поможем разобраться.
Если вопросов нет и всё понятно, пожалуйста, подтвердите, что вы ознакомились с этими правилами и обязуетесь их соблюдать.
Это важно, чтобы в конце проекта у нас не возникало ситуаций вроде «я не знал», «я не понял» или «я не дочитал».

Номера в Excel и на чеках должны полностью совпадать.

4. Заказываете еду для команды? Сохраняйте каждый чек
Если вы заказываете еду через Glovo, Wolt или покупаете её самостоятельно, расходы тоже нужно подтвердить.
Как делаем:

• Сохраняем чек, который приходит вместе с заказом.
• Если чек потерялся, можно использовать скриншот из истории заказов Glovo или Wolt, где видны дата и сумма.
• Каждый заказ отдельно вносим в Excel или делаем понятную разбивку с подтверждениями.

Нельзя просто написать в отчёте «Lunches — 8,000 GEL».
Расходы, указанные одной общей суммой без разбивки по отдельным заказам, датам и подтверждающим документам, бухгалтерия не примет и, соответственно, они не будут оплачены.

5. Транспорт: такси, бензин и грузовые машины
Ниже — три варианта оформления транспортных расходов в зависимости от вида транспорта.
Такси — Bolt / Yandex Taxi
После каждой поездки сохраняйте скриншот из приложения, где видны дата и стоимость.
Каждую поездку нужно отразить отдельно.
Нельзя просто написать «Taxi — 3,500 GEL» за весь проект без списка поездок.
Без подтверждения из приложения бухгалтерия не сможет принять такой расход.
Бензин
Каждая заправка — отдельная строка в Excel.
Для каждой заправки должны быть дата, сумма, номер чека и сам чек.
Даже если за проект было 20 заправок, нужно показать все 20 отдельно.
Без чека расходы на бензин не принимаются.
Грузовые машины и частные водители
Мы понимаем, что частные водители часто не могут выдать официальный чек. Это нормально, и такие расходы можно включать в отчёт без него.
Но обязательно нужно записывать, какая машина, в какой день и за какую сумму работала.

Если нужно, также указываем, что именно перевозила машина.
Такая детализация нужна, чтобы мы могли проверить расходы по графику проекта и передать в бухгалтерию понятный, обоснованный отчёт.
Если в отчёте будет указана одна общая сумма за транспорт (например, «Cargo transport — 8,000 GEL») без разбивки по машинам, датам и стоимости каждой услуги, бухгалтерия такой расход не примет и он не будет оплачен.

6. Примеры того, как делать НЕ нужно
Ниже — реальные примеры отчётов, которые в таком виде бухгалтерия не сможет принять.