1. Общий принцип и распределение ответственности
Production Designer (PD) как Head of Art Department несёт итоговую ответственность за организацию, контроль и корректность финансовой отчётности своего департамента на каждом проекте.
Assistant Production Designer (APD) обеспечивает первичную детальную проверку отчётов и подтверждающих документов, выявляет несоответствия и передаёт их Production Designer.
Ключевой принцип: Assistant Production Designer — checks, verifies & flags. Production Designer — supervises, resolves & takes responsibility.
Правила обязательны как для приоритетных постоянных партнёров компании, так и для любых приглашённых Production Designers и ассистентов.

2. Обязательный инструктаж и письменное подтверждение на каждом проекте
В начале каждого проекта, без исключений, Production Designer обязан обеспечить направление актуальных Art Department — Financial Reporting Guidelines всем сотрудникам департамента, которые непосредственно осуществляют расходы из бюджета проекта.

• Каждый такой сотрудник должен письменно подтвердить в рабочей переписке, что получил гайд, ознакомился с правилами, понял их и принимает к исполнению.
• Подтверждение собирается заново на каждом проекте, даже если состав команды не изменился и сотрудники уже работали по тем же правилам.
• Необходимо отдельно напомнить, что отчёты без требуемых документов и детализации бухгалтерия не принимает до исправления замечаний.
• Рассылку и сбор письменных подтверждений может организовать APD, но ответственность за то, что все подтверждения получены и сохранены, несёт PD.
• До письменного подтверждения сотруднику не должны выдаваться подотчётные средства или поручаться самостоятельные расходы за счёт проекта.

Подтверждения должны оставаться в доступной рабочей переписке или проектном архиве, чтобы при необходимости можно было проверить факт ознакомления.

3. Обязанности Assistant Production Designer по проверке отчётности
3.1. Комплектность и соответствие гайду·

• Проверить наличие Excel-отчёта и всех предусмотренных чеков, invoices, скриншотов и иных подтверждений.
• Проверить даты, понятные описания расходов, суммы, Receipt № и соответствие номеров документам.
• Убедиться, что множество самостоятельных расходов не сведено в одну общую сумму без детализации.

3.2. Проверка содержания документов

• Сопоставить сумму и состав покупки в чеке с соответствующей строкой Excel.
• Проверить детализированные чеки, в том числе чеки на грузинском языке, и идентифицировать приобретённые товары или материалы.
• Проверить подтверждения питания / Glovo, такси / Bolt / Yandex Taxi и бензина в соответствии с гайдом для подотчётных сотрудников.
• Отметить отсутствующие, нечитаемые, неполные или вызывающие сомнения документы.

3.3. Выявление проблемных расходов

• Обращать внимание на несовпадения сумм и дат, дубли, непонятные покупки и расходы без очевидной связи с проектом.
• Все замечания и сомнения передавать Production Designer для рассмотрения до принятия отчёта.

4. Отдельный контроль грузового транспорта
Поскольку частные перевозчики не всегда могут предоставить официальные чеки, по грузовому транспорту обязательна подробная разбивка расходов по каждой дате, машине и стоимости услуги.
APD проверяет наличие этой детализации и корректность отражения каждой услуги в отчёте. PD проверяет обоснованность расходов: соответствие дат фактическому графику проекта, необходимость количества машин и разумность заявленной стоимости.

Общая строка вида «Cargo transport — 5,000 GEL» без детализации не считается достаточной отчётностью.

5. Коммуникация по спорным расходам
APD выявляет и подсвечивает проблемы, но не обязан вступать в спор с другими сотрудниками департамента по поводу сомнительных затрат.
Если чек вызывает вопросы, отсутствует подтверждение, сумма кажется завышенной или расход требует объяснения, APD передаёт информацию PD.
Именно PD как Head of Department общается с соответствующим сотрудником, выясняет обстоятельства, запрашивает уточнения и принимает окончательное решение о расходе в рамках внутренней проверки.
Такое распределение ролей позволяет не сталкивать ассистента с другими членами команды и сохраняет понятную управленческую ответственность.

6. Финальная проверка и передача отчётности
Production Designer отвечает за то, чтобы отчёты департамента передавались компании после проверки на соответствие действующим Financial Reporting Guidelines.

• Подтверждающие документы предоставлены либо применён прямо предусмотренный гайдом порядок исключения.
• Расходы детализированы, а документы можно сопоставить со строками Excel.
• Замечания APD рассмотрены, ошибки исправлены, спорные расходы прояснены и решения приняты PD.

Окончательное бухгалтерское принятие расходов остаётся за финансовой службой компании. Ответственность PD — обеспечить добросовестную внутреннюю проверку и качественно подготовленный отчёт.

7. Применение на всех проектах
Настоящий гайд действует на каждом проекте компании и применяется независимо от того, работают ли Production Designer и Assistant Production Designer на постоянной основе или приглашены как фрилансеры.
Смена состава команды не отменяет требования повторного инструктажа и письменного подтверждения ознакомления от каждого подотчётного сотрудника.

8. Рекомендация для крупных проектов
По возможности, особенно на крупных или продолжительных проектах, рекомендуется проводить промежуточные проверки финансовой отчётности, чтобы не накапливать к финалу ошибки и неподтверждённые расходы. Это рекомендация, а не обязательная процедура.

Основной принцип: The Assistant checks and flags. The Production Designer leads, resolves and takes responsibility.