Зачем это
Нас с Никитой сейчас дёргают в течение всего дня: мессенджеры, почта, звонки. Из-за этого у нас почти не остаётся времени на длинные задачи, которые требуют концентрации. Поэтому мы сформировали следующие правила коммуникации с нами.
Мы не становимся менее доступными: мы просто собираем общение в понятные слоты, чтобы и вам уделять нормальное время, и успевать делать свою работу.

Для кого и про что
Гайд для in-house team и касается только внепроектной работы: bidding, New Business, HR, PM-процессы, финансы, общие вопросы.

Как это будет устроено
Вместо того чтобы решать вопросы в моменте, когда они возникают, мы собираем общение в выделенное время:

• Weekly-встречи по понедельникам. У каждой команды есть свой weekly, туда несём все вопросы, включая мелкие.
• Q&A-слоты в остальные дни. Каждый день, кроме понедельника, у нас есть выделенные часы, когда можно прийти с вопросами, которые не ждут до weekly. Решаем их короткими звонками.
• Срочное в моменте. Только для вопросов, которые не ждут ни weekly, ни слота.
• Онлайн-табличка. Всё расписание (weekly, Q&A-слоты, offline-дни, zoom-линки) в одном месте.

Ниже подробно про каждый пункт.

Главное правило: три вопроса себе
Когда у вас появился вопрос к Свете или Никите:

1. Ждёт до моего weekly? Да → несите на weekly.
2. Не ждёт до weekly, но ждёт до ближайшего Q&A-слота? Да → идите в слот.
3. Не ждёт даже слота? Только тогда это «срочно», и вы пишете нам в моменте.

Простой тест для пункта 2: если ответ на ваш вопрос в рамках ближайшего Q&A-слота позволяет вам успеть к дедлайну, значит, вопрос не срочный и попадает в категорию 2.
Мы доверяем вам разделять срочное и несрочное. Но если вопрос прилетит в моменте и у нас появится сомнение, что он действительно горит, мы можем задать уточняющий вопрос: «Точно не ждёт до слота / weekly?»

Если вы в офисе
Это правило отдельно для тех, кто работает с нами в одном офисе.
То, что мы физически сидим рядом, не значит, что мы доступны. Даже в offline-день, если мы в офисе и работаем, мы для вас недоступны так же, как если бы нас там не было.
Пожалуйста, не подходите к нам в офисе с вопросами посреди работы. Каждое «можно на секундочку, маленький вопросик» сбивает и не даёт нам сконцентрированно заниматься длинными задачами.
С вопросами в офисе работает та же схема, что и для всех:

• ждёт до weekly → на weekly;
• нет своего weekly или вопрос не ждёт → в Q&A-слот;
• не ждёт даже слота → в WhatsApp, а не лично.

Мы понимаем, что многие из вас давно с нами и привыкли подходить напрямую. Пожалуйста, отнеситесь к этому с уважением и пониманием. Эти правила не наша прихоть, а острая необходимость: без времени на глобальные задачи компания не сможет развиваться. Поэтому они работают без исключений, даже если поначалу это непривычно или неудобно.

Weekly
Все weekly проходят в понедельник:

• Weekly Bidding Touch Point — каждую неделю
• Weekly HR — каждую неделю
• Weekly New Business — каждую неделю
• Weekly Finance — каждую неделю
• Weekly PM — раз в две недели
• Weekly General — раз в две недели

На weekly приносите все вопросы, включая мелкие. Если встреча групповая, а ваш вопрос касается только вас, оставайтесь после общей части, обсудим в том же времени.
Отдельно про Weekly Bidding Touch Point. До сих пор на bidding touch мы обсуждали только статусы и общие вопросы, а вопросы по конкретным тендерам несли нам в личку. Теперь bidding touch становится не только встречей для обмена статусами, но и временем Q&A по текущим тендерам. После общей части те, у кого вопросов нет, могут уйти, а остальные по очереди задают свои вопросы, включая мелкие по своим тендерам.
Почему в понедельник нет Q&A-слотов. В понедельник почти у каждого из вас есть weekly, а значит, все ваши мелкие вопросы и так будут обсуждены там. Плюс понедельники у нас по умолчанию с утра до вечера забиты встречами, так что времени на отдельные слоты в этот день просто нет.
Но некоторые weekly проходят раз в две недели. Например, Weekly PM бывает не каждый понедельник. Если у вас есть вопрос, а в этот понедельник вашего weekly нет, идёте по той же схеме из трёх вопросов: если вопрос не ждёт до следующего weekly, но ждёт до слота, он переходит в Q&A-слот во вторник.

Q&A-слоты
Q&A-слоты есть каждый день, кроме понедельника. В какие именно часы, смотрите в онлайн-табличке (см. ниже).
Как это работает:

• В начале слота пишете в WhatsApp: «Света / Никита, я в очереди».
• Если нам нужно что-то увидеть во время разговора (файл, скрин, документ), скидывайте это сразу вместе с «я в очереди». Мы не разбираем это в переписке, а просто держим перед глазами, когда звоним вам.
• Мы звоним всем по очереди. Весь слот будьте на связи и с возможностью говорить.

Почему звонки, а не переписка. Переписываться с каждым долго и неудобно, а в слоте будет очередь из нескольких человек. Поэтому «я в очереди» для нас это сигнал позвонить вам, и все вопросы решаем на звонке.
Приходите подготовленными. Список вопросов заранее выписан и продуман, и по нему идём быстро. Без «сейчас ещё в заметках посмотрю». За вами в очереди другие люди.

Срочное
Пишете в моменте, в любое время, в WhatsApp. Только если вопрос не ждёт ни weekly, ни слота.

Почта
В почту пишем только то, что требует письменного формата:

• глобальные темы и проблемы, которые нужно поднять или обсудить;
• результаты ресёрча, документы, материалы.

Мелкие операционные вопросы (в том числе вопросы к нам вроде «сделали ли вы рассылку», «решили ли вы такой-то вопрос» и т.п.) и отчёты «сделано» в почту не пишем. Несите их на weekly или в слот.

HR-вопросы
Отпуска, офлайны, часы недоступности, любые вопросы по общей HR-документации → только к HR, без копии на Свету и Никиту. HR сама решает срочность по той же схеме: weekly → слот → срочно.

Встречи (не weekly)
Любые другие встречи с нами (по индивидуальным, общим и другим вопросам) мы будем в первую очередь ставить в наши слоты для встреч:

• понедельник
• вторник 11:00–14:00

Выходить за эти рамки будем, только если встреча совсем не помещается, а провести её нужно обязательно на этой неделе.
Держите свой график открытым:

• понедельник 11:00–19:00 (по Тбилиси)
• вторник 11:00–15:00 (по Тбилиси)

У нас, к сожалению, нет возможности согласовывать время отдельно с каждым из вас, поэтому мы по умолчанию рассчитываем, что в эти часы вы всегда доступны. Если вам нужно в рабочее время сходить в спортзал, к врачу или куда-то ещё, планируйте это вне этих часов. Так мы сможем ставить встречи без дополнительных согласований и не тратить на это время.
Если вы в Европе: встречи с вашим участием раньше 12:00 по Тбилиси мы ставить не будем.

Offline-дни
У каждого из нас, и у Светы, и у Никиты, в графике появляются еженедельные offline-дни. В эти дни нет встреч и Q&A-слотов, пожалуйста, обращайте на это внимание.

• Когда offline Никита, его слоты и срочные вопросы бэкапит Света.
• Когда offline Света, её слоты и срочные вопросы бэкапит Никита.

Вся информация об offline-днях будет в табличке, там всегда видно, к кому и когда можно обратиться.

Онлайн-табличка
Всё расписание в одной Google-табличке: ссылка

• даты и время всех weekly + zoom-линки;
• Q&A-слоты на неделю;
• offline-дни Светы и Никиты.

Всё время в табличке указано по Тбилиси.
Zoom-линки. Те, кто отвечает за zoom-линк на свой weekly, сразу вносят его в табличку. Рассылать ссылку участникам больше не нужно: каждый берёт её из таблички.

• Weekly Bidding Touch Point — Гром
• Weekly New Business — Антон
• Weekly HR — Оля
• Weekly PM — Настя / Тома, если кого-то из нас (Светы или Никиты) нет физически в офисе

Про Weekly PM. Нужен ли zoom-линк, зависит от того, будем ли мы оба физически в офисе. Каждую неделю HR отмечает это в табличке в колонке Zoom link: LINK NEEDED = линк нужен, Настя / Тома вставляют его в табличку; NO NEED = все присутствуют физически, линк не нужен. Пожалуйста, не уточняйте у нас, нужен ли линк и будем ли мы в офисе: эта информация всегда в табличке.

• Weekly Finance — Никита и Миша созваниваются в WhatsApp. Если нужен screen share, Миша вносит zoom-линк в табличку.

Подтверждения встреч. Табличку ведёт HR и сверяет с нами каждую пятницу. Актуальный график на следующую неделю будет в табличке после 20:00 в пятницу по Тбилиси. Отдельных писем с подтверждением встреч больше не будет.
Вверху таблички указано Last updated с датой и временем последнего апдейта. Если там дата этой пятницы, график на следующую неделю финальный. Если там всё ещё прошлая пятница, график пока не обновлён.
Если после пятничной сверки случится форс-мажор (а всякое бывает), HR обновит табличку и пришлёт вам письмо. Нет письма от HR = всё по графику.
Поэтому больше не нужно перепроверять у нас, будет ли встреча. Пожалуйста, не пишите нам «а weekly в силе?» и не спрашивайте про переносы и zoom-линки. Если встреча есть в табличке, не помечена CANCELLED и письма от HR не было, она в силе. Если weekly отменяется, в табличке вместо времени будет написано CANCELLED.

Пилот
Мы вводим эти правила в таком виде на ноябрь и первые одну-две недели декабря. В первой половине декабря мы с Олей (HR) встретимся, чтобы оценить, насколько эффективно работает схема и где её можно улучшить.
Поэтому в течение ноября, если вы столкнулись с дискомфортом, не получили от нас нужного внимания вовремя или у вас возникли другие сложности из-за новых правил, пожалуйста, сообщайте об этом HR. Мы разберём все ситуации и поймём, нужны ли изменения в схеме или это были разовые случаи, которых на 100% не избежать.